Архивные услуги: европейский сервис от Райссвольф Украина

Свое представительство в Киеве открыла в 2020 году европейская компания Reisswolf. Райссвольф известна в Европейском Союзе как надежный и качественный поставщик услуг по архивной обработке и хранению документов, их оцифровке, управлению и конфиденциальному уничтожению.

Компания Reisswolf была создана в 1985 году Волькером Хеннингом в Гамбурге, Германия. За четыре года Райссвольф преобразуется в группу из 17 компаний, расположенных по всей стране. Она становится европейским лидером по защите данных, участвует в разработке стандартов DIN в области уничтожения данных, а также налаживает сотрудничество с ведущими европейскими компаниями. На данный момент клиентами Райссвольф являются известные крупные банки, страховые и логистические компании, розничные сети, государственные организации и множество малых частных предприятий.

Райссвольф Украина предоставляет архивные, цифровые услуги, а также услуги по уничтожению документов. Остановимся на них подробнее.

Архивные услуги

1. Внеофисное хранение документов в специально оборудованных архивохранилищах. Все хранилища оснащены системами безопасности, пожаротушения и отвечают международным стандартам Reisswolf. Документы на бумажных и электронных носителях хранятся в специальных обезличенных и маркированных коробах. Для работы с информацией клиенту дается многоуровневый доступ в веб-кабинет с документацией, высылаются скан-копии документов, а также есть возможность быстрой доставки оригиналов или работы в комфортном помещении на территории архивохранилища.
2. Архивная обработка документов подразумевает проведение таких работ: экспертиза ценности документов, их систематизация и упорядочивание, научно-техническая обработка, оформление описей дел по кадровым вопросам и длительного хранения, консультации на предприятии и другое.
3. Передача документов в госархив включает в себя: подготовительные работы по систематизации документации и отбору для длительного хранения и уничтожения, переплет дел, составление сопроводительных документов, согласование описи и акта с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Киева.
4. Экспертиза ценности документов необходима при уничтожении, сканировании, систематизации и передаче документов на депозитарное или государственное хранение.
5. Переплетные работы позволят надолго сохранить документы без повреждений, обеспечить удобный доступ к подшивке и систематизировать их по темам или периодам.
6. Внештатный архивариус. Данная услуга позволяет привлекать опытного специалиста разово или по необходимости, при этом экономя на зарплате штатного сотрудника.

Цифровые услуги

1. Сканирование документов возможно в двух форматах: выезд мобильной группы специалистов со своим оборудованием на предприятие либо в центре Reisswolf Ukraine. Гарантируются высочайшее качество работ, полная конфиденциальность, возврат документов в исходном состоянии, передача отсканированного материала на любом удобном носителе, хранение в центре либо загрузка в электронный архив клиента. Все данные будут сохраняться на защищенных серверах в Евросоюзе с жестким контролем доступа.
2. Оцифровка документов. В данную услугу входят следующие виды работ: консультация клиента, экспертиза специалиста, систематизация документов, выбор технологии, подготовка к оцифровке, сканирование, индексирование, расчет стоимости работ. Оцифрованная документация может быть записана на любой носитель. Обеспечивается хранение на защищенном сервисе Райссвольф и круглосуточный он-лайн доступ для клиента.
3. Электронный архив. Этот вид услуги имеет ряд преимуществ: освобождение рабочего пространства от большого количества бумажной документации, сокращение расходов на архивное помещение, повышение безопасности хранения и ужесточение контроля доступа к документам, исключение риска потери документов, повышения удобства и скорости работы с документацией.
4. Хранение цифровых носителей информации – это внеофисное хранение жестких, оптических дисков, магнитных лент и других носителей в специальных хранилищах, где поддерживаются оптимальные температура и влажность, имеются защита от размагничивания, пожара и ультрафиолета, а также надежная охрана. Клиент может работать со своими носителями в специальном помещении на территории архивохранилища или в любой момент заказать доставку в свой офис в ударостойких кейсах.

Уничтожение документов

1. Конфиденциальное уничтожение документов происходит на шредере, при этом соблюдаются все нормы законодательства. Способ является экологически чистым, так как бумажная стружка подлежит вторичной переработке. В зависимости от степени секретности документов компания Райссвольф Украина предлагает четыре вида устройств (в результате резки получаются продольные полосы, 300-400 фрагментов, более 2 тысяч фрагментов или измельчение такого уровня, что восстановление невозможно даже спецслужбами).
2. Уничтожение цифровых носителей информации. При любом способе удаления информации с электронных носителей возможно ее восстановление с помощью специальных программ. Для надежного удаления информации необходимо физически безвозвратно уничтожать носители: жесткие диски и флеш-диски, магнитные ленты резервного копирования, компакт-, аудиодиски, аудио- и видеокассеты, банковые и пластиковые карты доступа и пр. Райссвольф Украина рекомендует следующие способы уничтожения: размагничивание, точечный удар большой мощности, воздействие высокой температуры либо кислоты, превращение в металлическую крошку на шредере.

Резюмируя вышесказанное, стоит отметить, что с приходом Райссвольф на украинский рынок не только крупный бизнес, но и средние, и малые компании, а также частные предприниматели получили доступ к сервису европейского уровня. Особенно актуальными данные услуги становятся в условиях затянувшегося карантина, так как позволяют существенно сэкономить на дорогостоящей аренде помещений, где хранится многочисленная бумажная документация. Подробнее о компании смотрите здесь: https://reisswolf.ua/ru/ Райссвольф Украина дает гарантию высокой надежности и строжайшей конфиденциальности и может подтвердить ее многолетним доверием европейских партнеров.