Организация офисного переезда – как сделать всё быстро и слаженно

Киев, как и большинство крупных городов Украины, является центром развития бизнеса. Здесь каждый день открываются новые украинские фирмы или представительства иностранных компаний, а также растут и расширяются уже существующие организации. Этот фактор привел к росту спроса на коммерческую недвижимость и на услуги перевозки офиса. Сейчас комфортный офисный переезд можно организовать “под ключ” и эта услуга очень популярна.

Как организовать офисный переезд

Для того чтобы организовать комфортный и быстрый переезд в новый офис нужно приложить много усилий. Первое, что нужно сделать это все продумать, выставить приоритеты и написать план действий. Подготовка к переезду должна начаться заблаговременно. А это значит, что нужно не только подготовить новое место, а и поэтапно спланировать все необходимые действия в старом офисе.

Вот несколько шагов, сделав которые вы сэкономите время, а офисный переезд не будет казаться сплошным хаосом.

Шаг No1. Проведите инвентаризацию и разделите все предметы на категории:

техника;
мебель;
документация;
личные вещи сотрудников;
растения и декор.

Такой список поможет сориентироваться сколько и каких упаковочных материалов вам будет необходимо. А также, согласно этому списку легко контролировать наличие того или иного предмета.

Шаг No2. Составьте план размещения мебели и техники в новом помещении и наносите нумерацию на каждый упакованный предмет в соответствии с планом размещения. Это поможет при погрузке, так ка грузчик будет четко понимать последовательность размещения мебели и габаритной техники в машине. А также это поможет вам быстро организовать рабочее пространство и приступить к работе.

Шаг No3. Упакуйте вещи и технику. Придерживаясь списка полученного при инвентаризации упакуйте все вещи согласно категории к которой относится данный предмет.

Мебель.
Вам нужен сотрудник который сможет разобрать мебель. Разобранную мебель легче сложить в грузовик и сложнее повредить при транспортировке. Для удобства фурнитуру и крепеж можно складывать в пакетик и приклеивать скотчем к основным деталям, так она не потеряется, а собрать мебель на новом месте будет быстро и просто.

Техника.
Для безопасной транспортировки техники ее нужно обернуть пузырчатой пленкой и сложить в коробки. Лучше всего если коробка будет из плотного картона. Обязательно делайте пометки для грузчика о хрупкости и ценности вещей.

Документы и канцелярия

Рекомендуем вам не смешивать это вместе, так как вытекшие чернила могут испортить важные документы. Для канцелярии подойдет одна небольшая коробка. Документацию лучше сложить примерно в том же порядке как она размещалась. Например, все папки с одной полки сложить в один ящик, а не смешивать с другими. Тогда прибыв в новый офис каждый сотрудник сможет быстро организовать свое рабочее место. Отдельно выберите ответственного человека, который будет отвечать за перемещение ценных и важных бумаг.

Шаг No4. Проследите за погрузкой и работой грузчиков. Все должно быть размещено и закреплено таким образом, чтобы приехать в новый офис в целости и сохранности. Во время того, как машина загружается можно сверять все предметы со списком, чтобы ничего не забыть. Для этого нужно назначить ответственного сотрудника в старом и в новом офисе.

Выбор перевозчика и организационные вопросы

Первозка груза — это ключевой этап офисного переезда. Поэтому так важно выбрать надежного и проверенного перевозчика. Лучше всего если это будет компания которая:

имеет опыт именно в офисных переездах, ведь это непростой груз;
отлично, если компания сможет взять на себя не только транспортировку, а и предоставить проверенных грузчиков;
имеет хорошую репутацию и положительные рекомендации.

Лайфхаки по организации офисного переезда

Подходите к офисному переезду с оптимизмом, ведь у вас начинается новый, лучший этап в жизни вашей компании.

Заранее узнайте об условиях въезда грузовиков на территорию офиса. И при необходимости подготовьте пропуска.

Проведите оповещение всех существующих и потенциальных клиентов о новом адресе.

В день переезда определите место для находок, куда будут складываться потерявшиеся раннее вещи.

Постарайтесь организовать сотрудников во время переезда таким образом, чтобы они не толпились в одном месте.

Организуйте трансфер для работников офиса, это ускорит и упростит процесс перемещения.

Преимущества Cargofy

Компания специализируется на перевозках любой сложности, как в Киеве, так и по всей Украине. Благодаря нашим специалистам вы сможете перевезти свой офис наиболее подходящим автомобилем по лучшей цене. Мы гарантируем каждому клиенту, что машина будет подана в нужное время в назначенное время. Благодаря удобному онлайн-сервису вы можете заказать грузовик прямо сейчас, сделав всего пару кликов и заполнив заявку на сайте компании.

Мы ценим время наших клиентов и заботимся об их комфорте, подтверждением этого являются сотни положительных отзывов наших заказчиков.