Організація офісного переїзду – як зробити все швидко та злагоджено

Київ, як більшість великих міст України, є центром розвитку бізнесу. Тут щодня відкриваються нові українські фірми чи представництва іноземних компаній, а також зростають та розширюються вже існуючі організації. Цей чинник призвів до зростання попиту на комерційну нерухомість та послуги перевезення офісу. Зараз комфортний офісний переїзд можна організувати "під ключ", і ця послуга дуже популярна.

Як організувати офісний переїзд

Для того щоб організувати комфортний та швидкий переїзд до нового офісу потрібно докласти багато зусиль. Перше, що потрібно зробити, це все продумати, виставити пріоритети і написати план дій. Підготовка до переїзду має розпочатися заздалегідь. А це означає, що потрібно не лише підготувати нове місце, а й поетапно спланувати усі необхідні дії у старому офісі.

Ось кілька кроків, зробивши які ви заощадите час, а офісний переїзд не здаватиметься суцільним хаосом.

Крок №1. Проведіть інвентаризацію та розділіть усі предмети на категорії:

техніка;
меблі;
документація;
особисті речі працівників;
рослини та декор.

Такий список допоможе зорієнтуватися скільки та яких пакувальних матеріалів вам буде необхідно. А також, згідно з цим списком, легко контролювати наявність того чи іншого предмета.

Крок No2. Складіть план розміщення меблів та техніки в новому приміщенні та наносьте нумерацію на кожен упакований предмет відповідно до плану розміщення. Це допоможе при навантаженні, так як вантажник буде чітко розуміти послідовність розміщення меблів і габаритної техніки в машині. А також це допоможе вам швидко організувати робочий простір та розпочати роботу.

Крок No3. Упакуйте речі та техніку. Дотримуючись списку отриманого при інвентаризації, запакуйте всі речі відповідно до категорії, до якої належить даний предмет.

Меблі.
Вам потрібен співробітник, який зможе розібрати меблі. Розібрані меблі легше скласти у вантажівку та складніше пошкодити при транспортуванні. Для зручності фурнітуру і кріплення можна складати в пакетик і приклеювати скотчем до основних деталей, так вона не загубиться, а зібрати меблі на новому місці буде швидко і просто.

Техніка.
Для безпечного транспортування техніки її потрібно обвернути пухирчастою плівкою і скласти в коробки. Найкраще якщо коробка буде із щільного картону. Обов'язково робіть позначки для вантажника про крихкість та цінність речей.

Документи та канцелярія

Рекомендуємо вам не змішувати це разом, оскільки чорнило, що витекло, може зіпсувати важливі документи. Для канцелярії підійде одна маленька коробка. Документацію краще скласти приблизно в тому ж порядку, як вона розміщувалася. Наприклад, усі папки з однієї полиці скласти в одну шухляду, а не змішувати з іншими. Тоді, прибувши в новий офіс, кожен співробітник зможе швидко організувати своє робоче місце. Окремо виберіть відповідальну людину, яка відповідатиме за переміщення цінних та важливих паперів.

Крок №4. Простежте за навантаженням та роботою вантажників. Все має бути розміщене та закріплене таким чином, щоб приїхати до нового офісу в цілості та безпеці. Під час завантаження машини можна звіряти всі предмети зі списком, щоб нічого не забути. Для цього потрібно призначити відповідального співробітника в старому та новому офісі.

Вибір перевізника та організаційні питання

Первизна вантажу - це ключовий етап офісного переїзду. Тому так важливо вибрати надійного та перевіреного перевізника. Найкраще якщо це буде компанія яка:

має досвід саме в офісних переїздах, адже це непростий вантаж;
добре, якщо фірма зможе взяти він як транспортування, а й надати перевірених вантажників;
має гарну репутацію та позитивні рекомендації.

Лайфхакі з організації офісного переїзду

Підходьте до офісного переїзду з оптимізмом, адже у вас починається новий, найкращий етап у житті вашої компанії.

Заздалегідь дізнайтесь про умови в'їзду вантажівок на територію офісу. І при необхідності підготуйте перепустки.

Проведіть оповіщення всіх існуючих та потенційних клієнтів про нову адресу.

У день переїзду визначте місце для знахідок, куди складатимуться речі, що загубилися.

Постарайтеся організувати співробітників під час переїзду таким чином, щоб вони не юрмилися в одному місці.

Організуйте трансфер для працівників офісу, це прискорить та спростить процес переміщення.

Переваги Cargofy

Компанія спеціалізується на перевезеннях будь-якої складності як у Києві, так і по всій Україні. Завдяки нашим фахівцям ви зможете перевезти свій офіс найбільш підходящим автомобілем за найкращою ціною. Ми гарантуємо кожному клієнту, що машина буде подана у потрібний час у призначений час. Завдяки зручному онлайн-сервісу ви можете замовити вантажівку прямо зараз, зробивши всього кілька кліків та заповнивши заявку на сайті компанії.

Ми цінуємо час наших клієнтів та дбаємо про їхній комфорт, підтвердженням цього є сотні позитивних відгуків наших замовників.