Архівні послуги: європейський сервіс від Райссвольф Україна

Своє представництво у Києві відкрила у 2020 році європейська компанія Reisswolf. Райссвольф відома в Європейському Союзі як надійний та якісний постачальник послуг з архівної обробки та зберігання документів, їх оцифрування, управління та конфіденційного знищення.

Компанія Reisswolf була створена в 1985 році Волькером Хеннінгом у Гамбурзі, Німеччина. За чотири роки Райссвольф перетворюється на групу з 17 компаній, розташованих по всій країні. Вона стає європейським лідером захисту даних, бере участь у розробці стандартів DIN в галузі знищення даних, а також налагоджує співпрацю з провідними європейськими компаніями. На даний момент клієнтами Райссвольф є відомі великі банки, страхові та логістичні компанії, роздрібні мережі, державні організації та безліч малих приватних підприємств.

Райсвольф Україна надає архівні, цифрові послуги та послуги зі знищення документів. Зупинимося на них докладніше.

Архівні послуги

1. Поза офісне зберігання документів у спеціально обладнаних архівосховищах. Усі сховища оснащені системами безпеки, пожежогасіння та відповідають міжнародним стандартам Reisswolf. Документи на паперових та електронних носіях зберігаються у спеціальних знеособлених та маркованих коробах. Для роботи з інформацією клієнту надається багаторівневий доступ до веб-кабінету з документацією, надсилаються скан-копії документів, а також є можливість швидкої доставки оригіналів або роботи в комфортному приміщенні на території архівосховища.
2. Архівне оброблення документів передбачає проведення таких робіт: експертиза цінності документів, їх систематизація та впорядкування, науково-технічна обробка, оформлення описів справ з кадрових питань та тривалого зберігання, консультації на підприємстві та інше.
3. Передача документів до держархіву включає: підготовчі роботи з систематизації документації та відбору для тривалого зберігання та знищення, палітурка справ, складання супровідних документів, погодження опису та акту з експертно-перевірочною комісією Державного архіву Києва.
4. Експертиза цінності документів необхідна при знищенні, скануванні, систематизації та передачі документів на депозитарне чи державне зберігання.
5. Палітурні роботи дозволять надовго зберегти документи без пошкоджень, забезпечити зручний доступ до підшивки та систематизувати їх за темами чи періодами.
6. Позаштатний архіваріус. Дана послуга дозволяє залучати досвідченого фахівця разово або за потребою, при цьому заощаджуючи на зарплаті штатного співробітника.

Цифрові послуги

1. Сканування документів можливо у двох форматах: виїзд мобільної групи спеціалістів зі своїм обладнанням на підприємство або у центрі Reisswolf Ukraine. Гарантуються висока якість робіт, повна конфіденційність, повернення документів у вихідному стані, передача відсканованого матеріалу на будь-якому зручному носії, зберігання в центрі або завантаження в електронний архів клієнта. Усі дані зберігатимуться на захищених серверах у Євросоюзі із жорстким контролем доступу.
2. Оцифрування документів. До цієї послуги входять такі види робіт: консультація клієнта, експертиза спеціаліста, систематизація документів, вибір технології, підготовка до оцифрування, сканування, індексування, розрахунок вартості робіт. Оцифрована документація може бути записана будь-який носій. Забезпечується зберігання на захищеному сервісі Райссвольф та цілодобовий он-лайн доступ для клієнта.
3. Електронний архів. Цей вид послуги має низку переваг: звільнення робочого простору від великої кількості паперової документації, скорочення витрат на архівне приміщення, підвищення безпеки зберігання та посилення контролю доступу до документів, виключення ризику втрати документів, підвищення зручності та швидкості роботи з документацією.
4. Зберігання цифрових носіїв інформації – це позаофісне зберігання жорстких, оптичних дисків, магнітних стрічок та інших носіїв у спеціальних сховищах, де підтримуються оптимальні температура та вологість, є захист від розмагнічування, пожежі та ультрафіолету, а також надійна охорона. Клієнт може працювати зі своїми носіями у спеціальному приміщенні на території архівосховища або будь-якої миті замовити доставку до свого офісу в ударостійких кейсах.

знищення документів

1. Конфіденційне знищення документів відбувається на шредері, при цьому дотримуються всіх норм законодавства. Спосіб є екологічно чистим, оскільки паперова стружка підлягає вторинній переробці. Залежно від ступеня секретності документів компанія Райссвольф Україна пропонує чотири види пристроїв (в результаті різання виходять поздовжні смуги, 300-400 фрагментів, понад 2 тисячі фрагментів або подрібнення такого рівня, що відновлення неможливе навіть спецслужбами).
2. Знищення цифрових носіїв інформації. За будь-якого способу видалення інформації з електронних носіїв можливе її відновлення за допомогою спеціальних програм. Для надійного видалення інформації необхідно фізично безповоротно знищувати носії: жорсткі диски та флеш-диски, магнітні стрічки резервного копіювання, компакт-, аудіодиски, аудіо- та відеокасети, банкові та пластикові картки доступу та ін. удар великої потужності, вплив високої температури чи кислоти, перетворення на металеву крихту на шредері.

Резюмуючи сказане вище, варто зазначити, що з приходом Райссвольф на український ринок не тільки великий бізнес, а й середні, і малі компанії, а також приватні підприємці отримали доступ до сервісу європейського рівня. Особливо актуальними дані послуги стають в умовах карантину, що затягнувся, оскільки дозволяють суттєво заощадити на дорогій оренді приміщень, де зберігається численна паперова документація. Докладніше про компанію дивіться тут: https://reisswolf.ua/ru/ Райссвольф Україна дає гарантію високої надійності та найсуворішої конфіденційності та може підтвердити її багаторічною довірою європейських партнерів.